Հոդվածում տրվում են այնպիսի հասկացությունների բացատրություններ, ինչպիսիք են մուտքային և ելքային փաստաթղթերը, փաստաթղթերի հոսքը և դրա կառուցվածքը, փաստաթղթերի հոսքը, դրա ռեժիմն ու ցիկլայինությունը, ներքին և արտաքին փաստաթղթերը: Տրված են գրասենյակային աշխատանքի ընթացքում ընթացիկ գործերում և արխիվներում անհրաժեշտ տեղեկատվության ընդգծման և պահպանման եղանակները։
Փաստաթղթերի հոսքերի տեսակները
Տեղեկատվության այս դարում անհնար է պատկերացնել արտադրության, սպառման, կարգավորման կամ բաշխման որևէ կառուցվածքի գործունեությունը առանց փաստաթղթերի: Փաստաթղթերի հետ աշխատելն այսօրվա տեղեկատվական թղթի և էլեկտրոնային բումում գնալով ավելի բարդ է դառնում: Փոխվում են տեղեկատվության կրողները, փոխվում են այն մշակողները, փոխվում է տեղեկատվության օգտագործման իրավական դաշտը։ Փաստաթղթերի հոսքի հայեցակարգը և կառուցվածքը նույնպես ենթակա են փոփոխության:
Փաստաթուղթը որպես փաստաթղթի հոսքի միավոր
Փաստաթուղթը ցանկացած նյութական առարկայի տեսքով գրանցված տեղեկատվություն է: Փաստաթուղթը կարող է լինել լուսանկար, վիդեո, աուդիո ձայնագրություն, էլ չեմ ասումթղթային մեդիա և ֆայլեր: Բայց փաստաթուղթը փաստաթուղթ է դառնում միայն այն դեպքում, եթե այն ունի մի շարք անհրաժեշտ պահանջներ։ Այս պահանջները կոչվում են մանրամասներ և պարտադիր հատկանիշներ են, որոնք սահմանված են օրենքով կամ կանոնակարգերով որոշակի տեսակի փաստաթղթերի համար: Կազմակերպչական և վարչական փաստաթղթերի գրանցման համար, օրինակ, կա ԳՕՍՏ Ռ 7.0.97-2016 թ. Ամենակարևոր մանրամասներից մեկը փաստաթղթի ամսաթիվն է (երբեմն նույնիսկ ժամը):
Ինչ է փաստաթղթի հոսքը
Փաստաթղթերի հոսքը փաստաթղթերի տեղաշարժն է տեղեկատվության ստեղծման կետերի, տեղեկատվության մշակման կետերի, տեղեկատվության պահպանման կետերի և տեղեկատվության ուղղակի օգտագործողների միջև: Փաստաթղթերի հոսքերը շատ տարբեր են փաստաթղթերի տեսակով և դրանց բովանդակությամբ, ռեժիմով և ցիկլայինությամբ, շարժման եղանակներով և այլն:
Փաստաթղթերի հոսքերը կազմակերպությունում (նկատի ունի նաև ձեռնարկությունները) ըստ ուղղության բաժանվում են մուտքային և ելքային: Հոսքի յուրաքանչյուր տեսակ պետք է առանձնացված լինի միմյանցից՝ փաստաթղթերի հետ աշխատելիս սխալներից և շփոթությունից խուսափելու համար:
Մուտքային փաստաթղթերի հոսքը բաղկացած է փաստաթղթերից, որոնք կազմակերպություն են գալիս փոստով, էլ. Մուտքի մոտ գտնվող փաստաթղթերը պետք է տեսակավորվեն, անհարկի` հեռացվեն աղբարկղ: Անհրաժեշտ կամ, հնարավոր է, անհրաժեշտ փաստաթղթերը պետք է գրանցվեն ամսագրերում (թղթային կամ էլեկտրոնային)՝ նշելով ստացման ամսաթիվը, փաստաթղթի անվանումը և դրա մանրամասները (փաստաթղթի ամսաթիվը, ուղարկողի անվանումը և այլն), կազմակերպչական միավորը, որին. փաստաթուղթն ուղարկվել է։
Ելքային փաստաթղթերի հոսքը բաղկացած է ստեղծված փաստաթղթերից ևթողարկված կամ մշակված կազմակերպության կողմից: Բոլոր ելքային փաստաթղթերին պետք է տրվի հերթական համարը, դրանք ստուգվեն անհրաժեշտ մանրամասների առկայության և դրանց ճշգրտության համար, դրանք պետք է գրանցվեն ամսագրերում՝ նշելով ամսաթիվը (որպես կանոն, սա փաստաթղթի ստորագրման օրն է), ելքային համարը և փաստաթուղթը պատրաստած բաժնի կոդը։
Եթե անհնար է անհապաղ մշակել փաստաթղթային հոսքը (դրա կտրուկ աճը), ապա անհրաժեշտ է ավելացնել փաստաթղթերը մշակող աշխատակիցների թիվը՝ սխալներից և ուշացումներից խուսափելու համար, որոնք հաճախ շատ թանկ են նստում կազմակերպության վրա։
Փաստաթղթերի հոսքերի տեսակները կարող են շատ տարբեր լինել, ամեն ինչ կախված է կազմակերպության գործունեության տեսակից և նրա աշխատանքի մեթոդներից:
Խոշոր կազմակերպությունների և ձեռնարկությունների համար ճիշտ կառուցվածքային փաստաթղթերի հոսքը նույնքան կարևոր է, որքան նյութերի կամ արտադրանքի հոսքը: Փաստաթղթերի մեծ հոսքերի դեպքում մշակվում և կիրառվում են նույնիսկ փաստաթղթային տեխնոլոգիական գործընթացներ։
Արտաքին և ներքին փաստաթղթային հոսքերի հայեցակարգը
Կազմակերպությունում մուտքային և ելքային տեղեկատվությունից բացի, ներքին, այսինքն. տեղեկատվությունը, որը ստեղծվել և օգտագործվում է միայն կազմակերպության ներսում: Այս տեղեկատվությունը կարող է ունենալ որոշակի աստիճանի գաղտնիություն և հանրությանը հասանելի չլինել նույնիսկ նույն բաժանմունքում: Նույն կազմակերպության ստորաբաժանումների միջև նամակների փոխանակումը սովորաբար չի ընդունվում։ Փաստաթղթային հաղորդակցության համար օգտագործվում են, այսպես կոչված, ծառայողական նշումները (հաշվետվություններ, բացատրական նշումներ, վկայականներ), որոնք ստորագրված են ստորաբաժանումների ղեկավարների կողմից։ Ի հավելումն հուշագրերիկազմակերպությունները գործում են պատվերներ, հրահանգներ, վկայագրեր, տեխնիկական փաստաթղթեր և այլ փաստաթղթեր:
Այս պատճառներով ներքին փաստաթղթերի հոսքը պետք է հստակ կարգավորվի, որպեսզի գաղտնի տեղեկատվությունը չհայտնվի հանրային վայրեր, նույնիսկ քաղվածքների կամ մասերի տեսքով: Հետևաբար, ներքին տեղեկատվությունը նախատեսված չէ կազմակերպությունից, իսկ երբեմն էլ մեկ միավորի սահմաններից դուրս գալու համար: Այս դեպքում նման տեղեկատվությունը բաժանմունքից բաժին է փոխանցվում միայն վարչության պետի թույլտվությամբ և պարտադիր կերպով գրանցվում է փոխանցման ժամանակ (նույնիսկ կազմակերպության արխիվ) հատուկ ամսագրերում, որտեղ նշվում է ստացողը և հաստատում է նրա ստանալու լիազորությունը (փաստաթղթերի հետ աշխատելու թույլտվություն)
Փաստաթղթերի հոսքի պարամետրեր
Փաստաթղթերի հոսքը բարդ համակարգ է, որը բնութագրվում է հետևյալ պարամետրերով.
- բովանդակություն (կամ ինչ գործառույթներ է այն կատարում);
- կառուցվածք;
- ռեժիմ և ցիկլայնություն;
- ուղղություն;
- հատոր;
- այլ։
Բովանդակություն կամ գործառույթ
Փաստաթղթերի հոսքի այս պարամետրը կազմակերպության կողմից օգտագործվող փաստաթղթերի ցանկն է և այդ փաստաթղթերում պարունակվող տեղեկատվության կազմը: Այս արժեքը հաստատուն է փոքրաթիվ կազմակերպությունների համար, որոնց գործունեությունը շատ կոնկրետ է և հաստատուն ժամանակի ընթացքում (սովորաբար դրանք դատարաններ, արխիվներ, գրանցամատյաններ և այլ ոչ արտադրական կազմակերպություններ են): Շատ կազմակերպությունների համար, հատկապես արտադրական, փաստաթղթային հոսքը ոչ մշտական արժեք է, որը փոխվում էկախված տարբեր փոփոխություններից՝ գործունեության տեսակից, գործընկերներից, տեխնոլոգիաներից, նյութերից, օրենսդրությունից և արտադրության փոփոխման և ժամանակավոր փոփոխությունների այլ պահանջներից։
Փաստաթղթերի հոսքի կառուցվածք
Աշխատանքային հոսքի հայեցակարգը և կառուցվածքը կարելի է նկարագրել այն հատկանիշներով, որոնցով տրվում է փաստաթղթերի դասակարգումը և դրանց ինդեքսավորումը, ամբողջ կողմնորոշման համակարգը ձևավորվում է կազմակերպության փաստաթղթերի տեղեկատու ապարատում: Սովորաբար, նման կառուցվածքը համապատասխանում է փաստաթղթի հոսքի տեսակին և նպատակին:
Ռեժիմ և ցիկլեր
Այս պարամետրերը որոշում են ժամանակի ընթացքում ստացվող տեղեկատվության բեռի փոփոխությունները: Սա, օրինակ, ընդունելության քարոզարշավի ընթացքում ուսումնական հաստատության դիմորդների անձնական գործերով կամ նիստերի և ավարտական աշխատանքների ընթացքում ուսանողների փաստաթղթերի հետ աշխատանքի ծավալի կտրուկ աճ է։։
Նման փոփոխությունները կապված են կազմակերպության ներքին ռիթմերի հետ և սովորաբար բավականին կանխատեսելի են և պլանավորված։
Փոփոխություններ փաստաթղթերի հոսքի ուղղության մեջ
Այս փոփոխությունները կապված են տեղեկատվության մշակման ստորաբաժանման աշխատանքի բովանդակության հետ։ Դրանք փաստաթղթերի գրանցման ձևերի, փաստաթղթերի կատարման ժամկետների վերահսկման, դրանց ծանոթանալու և, հատկապես, տարբեր փաստաթղթերի հաստատման և համաձայնեցման ձևերի տարբերություններն են։ Փաստաթղթերի հոսքերի ուղղության փոփոխությունների վրա կազդեն նաև կազմակերպությունների կառուցվածքի և ուղղության ներքին փոփոխությունները:
Փաստաթղթերի հոսքի ծավալ
Փաստաթղթերի հոսքի ծավալը գումարն էփաստաթղթեր (ինչպես բնօրինակները, այնպես էլ պատճենները), որոնք կարող են արտահայտվել ինչպես փաստաթղթերի քանակով, այնպես էլ թերթերի, նիշերի, կատարողների և անձանց թվով, որոնց հետ համաձայնեցված է փաստաթուղթը: Օրինակ՝ գործընկեր կազմակերպությունների թիվը, որոնց հետ պետք է պայմանագիր կնքեք, կամ որոնց հետ պետք է ստորագրեք այն։
Կազմակերպության աշխատանքային հոսքը ներառում է փաստաթղթերի ընդհանուր թիվը բոլոր հոսքերում:
կազմակերպությունում փաստաթղթային հոսքերի հետ աշխատանքի բարելավում
Այս աշխատանքը բարելավելու համար անհրաժեշտ է ուսումնասիրել ամբողջ փաստաթղթային գործընթացը, հաստատել հստակ առաջարկություններ, որոնք գործընթացը դարձնում են տեխնոլոգիապես իրավասու. հեռացնել կրկնօրինակումները փաստաթղթերի հետ աշխատելիս, բացառել փաստաթղթերի հաստատումը դրա հետ կապ չունեցող գերատեսչությունների կողմից: Որքան մեծ է փաստաթղթերի հոսքը, այնքան ավելի ծանրաբեռնված է կազմակերպության վարչական ապարատը կամ առնվազն դրա մեծ մասը:
Փաստաթղթերով անձնակազմի աշխատանքի բարելավման հիմնական կետերից մեկը փաստաթղթային հոսքի բոլոր փուլերում նրանց մասնագիտական պատրաստվածության մակարդակն է, անձնակազմի օպտիմալ ծանրաբեռնվածությունը, յուրաքանչյուր բաժնում փաստաթղթի հետ աշխատանքի հստակ կարգավորումը:
Կարգավորումը և ստանդարտացումը մեծ փաստաթղթային հոսքերով հնարավորություն են տալիս օգտագործել մեքենայացում և գրասենյակային ավտոմատացում, նվազեցնել փաստաթղթերի հետ աշխատող աշխատակիցների թիվը մինչև օպտիմալ թվի:
Ցավոք, փաստաթղթերի հոսքերի ծավալի մասին տեղեկատվությունը սովորաբար թերագնահատվում է հաշվառման անկատար մեթոդների պատճառով:
Հիմնականփաստաթղթերի հոսքի արդիականության պահանջներ
- Կանոնավորություն. Մարդկային գործունեության մեջ տեղեկատվության հոսքի ցանկացած գերբեռնվածություն կամ ձախողում հանգեցնում է ամբողջ համակարգի խաթարմանը: Փաստաթղթերի ծավալի ավելացումը պետք է նախապես դիտարկել և պլանավորել։
- Կառավարելիություն. Տեղեկատվության հոսքը կարելի է և պետք է կառավարվի: Գրասենյակային համակարգը պետք է լինի ոչ միայն կայուն, այլև գործելու ճկուն. անձնակազմը պետք է համընդհանուր վերապատրաստում անցնի բոլոր գրասենյակային գործերում:
- Մշտապես բարելավում է աշխատանքային հոսքի արդյունավետությունը աշխատանքի ռացիոնալացման, մեքենայացման և ավտոմատացման միջոցով:
- Փաստաթղթերի տեղաշարժի երթուղային-տեխնոլոգիական քարտեզների կանոնավոր կազմում և թարմացում՝ վերջնաժամկետների, կատարողների և այլնի նշումներով։
- Փաստաթղթերի ստանդարտացումը, դրանց մշակման մեթոդները, պատշաճ արխիվացումը, յուրաքանչյուր փաստաթղթի համար պահեստավորման վայրերի նշանակումը արագացնում է փաստաթղթերի որոնումը և դրանց հետ աշխատանքը:
